IDA on opetus- ja kulttuuriministeriön järjestämä turvallinen ja jatkuva Fairdata-kokonaisuuteen kuuluva palvelu. Palvelu on tarkoitettu tutkimusaineistoihin liittyvän datan säilytykseen ja jakamiseen. IDAan tallennettu data voidaan kuvailla, julkaista ja avata muiden ladattavaksi muilla Fairdata-kokonaisuuteen kuuluvilla palveluilla.
IDA tarjoaa projektikohtaista säilytystilaa tutkimusdatalle
Fairdata-kokonaisuuteen kuuluva IDA-säilytyspalvelu tarjoaa määritellylle käyttäjäryhmälle yhteistä säilytystilaa tutkimusdatalle. IDAn käyttäjä kuuluu aina johonkin IDAa käyttävään projektiin. Samassa IDAa käyttävässä projektissa voi olla jäseniä useista eri korkeakouluista tai tutkimusorganisaatioista. Projektilla on vastuuhenkilö, joka vastaa jäsenten projektiin liittämisestä ja poistamisesta. Projektin aineistoista ja niiden käytöstä on tärkeä sopia jo projektia perustettaessa. Kaikilla projektin jäsenillä on yhtäläiset tekniset oikeudet lisätä, poistaa ja tehdä toimenpiteitä kaikelle sille projektin datalle, joka on tallennettu projektin IDA-tilaan.
IDA on suunniteltu tiedostojen säilytykseen, ei niiden aktiiviseen käsittelyyn. Käyttäjät eivät voi siis muokata IDAssa olevien tiedostojen sisältöä niiden ollessa palvelun sisällä. IDA ei myöskään ole tarkoitettu salassapidettävän datan, kuten arkaluonteisten henkilötietojen säilytykseen.
Uudistunut IDA on yhteentoimiva muiden Fairdata-palvelujen kanssa
IDAn palvelu-uudistuksen myötä sen käyttöliittymät ovat uudistuneet kesällä 2018. IDAa voi nyt käyttää helppokäyttöisen selainkäyttöliittymän lisäksi komentorivityökaluin. Uusi selainkäyttöliittymä sisältää myös ohjeita palvelun käyttöön. Palvelun verkkosivuilta löytyy myös kattava palvelun käyttöopas ja ohjeet IDA-tilan hakemiseen.
IDA soveltuu tutkimusvaiheen aikaiseen datan tallettamiseen, sen jakamiseen käyttäjäryhmän kesken, sen säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa sekä sen julkaisuun. Data, jonka käyttäjä on merkinnyt säilytettäväksi muuttumattomassa tilassa eli jäädyttänyt IDAssa, voidaan julkaista muilla Fairdata-kokonaisuuteen kuuluvilla palveluilla. Ennen julkaisemista jäädytetylle datalle lisätään kuvailutietoja Qvain-palvelussa. Qvaimella julkaistu aineisto saa pysyvän tunnisteen ja kuvailusivun. Näin aineisto on löydettävissä Etsin-hakupalvelusta. Julkaistun tutkimusaineiston tiedostot voidaan asettaa muiden ladattavaksi avoimesti tai käyttöluvalla, tai aineistosta voidaan julkaista vain metadata.
IDA on yksi väylä aineiston viemiseksi säilytykseen Fairdata PAS -palveluun
Tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytys Fairdata PAS (http://digitalpreservation.fi/) on IDAsta erillinen palvelu, vaikka IDAlla on monia samoja ominaisuuksia. IDA tarjoaa bittitason säilytystä. Pitkäaikaissäilytys taas tähtää datan säilyttämiseen periaatteessa ikuisesti ja voi tehdä myös teknologisia muutoksia, jotta datan ymmärrettävyys säilyy pitkällä aikavälillä. IDA on integroitu Fairdata PAS -palveluun niin, että IDAssa säilytettävät ja Qvaimella kuvaillut aineistot on mahdollista siirtää säilytettäväksi Fairdata PAS -palveluun.
Video tutustuttaa IDAn keskeisiin ominaisuuksiin
Yllä oleva IDAn esittelyvideon toinen osa tutustuttaa palvelun tärkeimpiin ominaisuuksiin. Alta löydät videon ohjeet tekstimuodossa. Lisätietoa löydät IDAn pikaoppaasta ja käyttöoppaasta. Jos jokin jää askarruttamaan, ota yhteyttä asiakaspalvelu (a) csc.fi.
Käyttöönotto ja kirjautuminen
- Kun tutkimusryhmä on sopinut kuka on projektin vastuuhenkilö, vastuuhenkilö luo itselleen CSC-tunnuksen ja projektin CSC:n asiakasportaalissa.
- Tilaa haetaan sähköisellä hakemuksella, joka löytyy myös CSC:n asiakasportaalista. Hakemuksen käsittelee ja tilan myöntää oma organisaatio tai sen voi saada Suomen Akatemian rahoituspäätökseen perustuen. Projektin vastuuhenkilö voi kutsua IDA-projektiinsa muita jäseniä, ja myös heidän on luotava itselleen CSC-tunnus.
- IDAn selainkäyttöliittymä löytyy osoitteesta ida.fairdata.fi.
- Voit kirjautua IDAan CSC-tunnuksellasi tai Hakalla.
Datan tallennus
- Kirjauduttuasi palveluun näet projektikansiot niille projekteille, joiden jäsen olet. Jokaisella projektilla on kaksi kansiota, toinen tiedostojen palveluun tuomiseen ja järjestelyyn ja toinen datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa.
- Dataa lisätään aina siihen kansioon joka päättyy +merkkiin. Se on projektisi valmistelualue. Sen jälkeen kun tuon kansion on napsauttanut auki, voi dataa lisätä joko yläreunan plus-ikonin kautta tai yksinkertaisesti pudottamalla dataa selainikkunaan drag and drop -toiminnolla. Näin palveluun voi siirtää kokonaisia kansioita sisältöineen.
- Toinen tapa siirtää palveluun koko kansion sisältö on luoda + merkin takaa uusi kansio ja valita tiedostoselailunäkymästä esimerkiksi kaikki tiedostot painamalla crtl+a
Datan järjestely
- Tiedostot kannattaa järjestää palvelussa kansioiden sisään, datan ymmärrettävyydelle mielekkäällä tavalla. Käytä tarkoituksenmukaisia ja uniikkeja tiedostonnimiä. Miettikää yhdessä aineistojen ja kansioiden nimeämiskäytäntöjä. Huomaa, että kun aineistot julkaistaan, tiedostojen nimistä tulee aina julkisia.
- Jos projektin data koostuu esimerkiksi tuhansista pienistä tiedostoista, kannattaa ne paketoida eli zipata isommiksi tiedostoiksi ennen palveluun siirtämistä. Toisaalta kymmenien tai satojen gigojen kokoisten tiedostopakettien tekeminen voi myös hankaloittaa aineistojen palveluun siirtoa ja niiden käyttöä. Kannattaa miettiä minkä kokoista dataa on kätevää ladata palvelusta ulos ja muutenkin käyttää.
Datan jäädytys
- Kun data on mielestäsi valmista säilytettäväksi palvelussa read-only-tilassa, voit jäädyttää sen valitsemalla lumihiutale-ikonin halutun tiedoston tai kansion kohdalta ja valitsemalla oikeasta reunasta ”Freeze” tai ”Jäädytä”. Näin valittu data siirtyy toiseen projektikansioosi, jonka nimi on vain projektin tunniste ilman + merkkiä. Tämän jälkeen tiedostoa ei voi enää esimerkiksi ylikirjoittaa tai siirtää toiseen kansioon.
- Samalla palvelu tekee tiedostoille säilytystoimenpiteitä, eli mm. datasta replikan toiselle tallennusmedialle ja laskee tiedostoille tarkistussummat, joilla tiedostojen eheys ja säilyvyys voidaan varmistaa. Tämä taustaoperaatio saattaa viedä pitkään riippuen jäädytetyn datan määrästä. Prosessin etenemistä voi seurata ”Toiminnot” tai ”Actions” välilehdellä.
- Jäädytetty data voidaan kuvailla Qvaimella ja julkaista Etsimessä, jolloin aineisto saa pysyvän tunnisteen. Julkaistu data voidaan asettaa avoimesti tai käyttöluvalla ladattavaksi, tai julkaista siitä vain metatiedot. Muista aina että pysyvä tunniste on lupaus muille tutkijoille että aineistoa ei enää muuteta vaan siihen voi turvallisesti viitata.
Miten väliaikainen jakolinkki toimii
- Tiedostoja voi jakaa myös väliaikaisesti palvelun ulkopuolelle. Jakolinkki on voimassa määräajan, korkeintaan 30 päivää. Jakolinkki on henkilökohtainen eli muut projektin jäsenet eivät näe muiden tekemiä jakolinkkejä.
- Jos haluat pysyvän linkin dataasi, sinun tulee kuvailla se Qvaimella ja julkaista Etsimessä, jolloin määrittelemäsi datasetin pysyvään tunnisteeseen voidaan viitata.
Mitä jäädyttäminen on
- Huomaa, että tiedostot ovat varsinaisessa säilytyksessä IDAssa vasta kun ne on jäädytetty. Tällöin niille tehdään toimenpiteitä niiden säilyvyyden varmistamiseksi. Muilla palvelukokonaisuuteen kuuluvlla palveluilla on tieto jäädytetyistä IDA-tiedostoista ja ne voidaan siksi kuvailla kuvailutyökalulla tutkimusaineistoiksi.
Mitä tapahtuu kun palauttaa tiedoston valmistelualuelle tai poistaa sen
- Jos palautat jäädytettyä dataa projektisi IDA-tilan valmistelualueelle, niin se peruu palvelussa tehdyt jäädytykseen liittyvät toimenpiteet. Tämä tarkoittaa myös sitä, että jos olet kuvaillut ja julkaissut jäädytettyä dataa, niin kun data palautetaan valmistelualueelle, tekemäsi aineistokuvailu menee rikki. Sille annettu pysyvä tunniste vanhenee pysyvästi ja mahdolliset aineistoon tehdyt viittaukset eivät ole enää täydellisiä, koska aineiston data ei ole enää saatavilla. Jos siis olet saanut Qvaimella kuvaillulle aineistokuvailullesi esim. URN-tunnisteen, älä tee muutoksia siihen kuuluvalle datalle IDAssa, koska aineiston hajoaminen on aina peruuttamatonta.
- Huomaathan dataa poistaessasi, että poistettu data ei mene roskakoriin vaan poistuu palvelusta pysyvästi.
